Administratie

De administratie van een onderneming is als een kompas in een groot bos. Een goed bijgehouden administratie laat zien welke richting gewenst is in een moeilijke situatie. Bovendien zorgt een adequate administratie dat uw bedrijfsdoelen meetbaar zijn.

Hieronder vindt u belangrijke onderwerpen voor een goede administratie:

1) Wat moet in de administratie bewaard blijven en hoe lang moet dat bewaard blijven?

Op grond van het Burgerlijk Wetboek bent u verplicht een financiële administratie bij te houden. De Algemene Wet inzake Rijksbelastingen bepaalt dat u de administratie moet bewaren, die van belang zijn voor de heffing van vennootschap-, omzet- en inkomstenbelasting. Die verplichting komt erop neer dat u alles wat financiële gevolgen heeft voor de onderneming systematisch moet vastleggen in een administratie. U bent wettelijk verplicht deze administratie 7 jaar te bewaren. Voor gegevens omtrent onroerend goed is de bewaartermijn 10 jaar.

Zaken die systematisch vastgelegd worden, moet u denken aan:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• de loonadministratie.

>>> Terug naar vorige pagina

2) Welke gegevens moeten op de factuur staan?

Verplichte gegevens
NAW-gegevens van uw onderneming. (naam, adres en woonplaats);
Oplopende nummer van de factuur;
Factuurdatum;
De hoeveelheid/omvang en de aard van de geleverde goederen/diensten;
De leverdatum of de periode waarin de werkzaamheden hebben plaatsgevonden;
Btw-identificatienummer (14 posities);
Kamer van Koophandelnummer;
De prijs/het tarief excl. btw, per geleverde eenheid;
Als u de brutoprijs vermeldt, dient u eventuele korting apart te vermelden;
Het btw-percentage;
Het btw-bedrag;
Het totaal bedrag.

Verplichte gegevens (per bedrijf te bepalen)
Bij ‘verlegde btw’ ook naam, adres en btw-identificatienummer van uw klant (bijvoorbeeld bij onderaanneming);
Eventuele btw-vrijstellingen;
Een eventuele door de klant gedane vooruitbetaling, met datum;
Margeregeling (voor bijvoorbeeld autohandelaren en bouwbedrijven);
Bij levering van vervoermiddel, het kenteken;
Bij levering aan klant in ander EU-land, vermelden dat het om ‘intracommunautaire levering’ gaat.

Optionele gegevens
De betalingstermijn;
Omschrijving;
Kortingspercentage;
Uw handelsnaam, als die afwijkt van de juridische naam;
Naam bank en uw rekeningnummer.

>>> Terug naar vorige pagina

3) Is een accountant/boekhouder verplicht?

Een administratie voeren voor uw onderneming is verplicht. Uiteraard dient deze administratie ingericht te worden
naar algemeen aanvaardbare grondslagen. En natuurlijk moet de administratie op overzichtelijke wijze uw financiële
transacties weergeven. Echter de keuze hoe en door wie de administratie wordt gevoerd is vrij. U kunt dat zelf doen,
door uw partner, door één van uw medewerkers of door een boekhouder of een accountant. Elk van deze mogelijkheden
brengt een eigen kostenplaatje met zich mee. Laat u hierover uitgebreid informeren!

>>> Terug naar vorige pagina

4) Waarom is een goede administratie (boekhouding) belangrijk?

Voor uw bedrijfsvoering
Met een goed bijgehouden administratie heeft u snel de beschikking over de cijfers en resultaten van uw onderneming. Deze cijfers geven u inzicht in uw kosten, uw omzet en uw winst. Aan de hand hiervan kunt u inspelen op ontwikkelingen en uw activiteiten eventueel bijstellen.

Voor het invullen van uw aangiften
Uw administratie vormt de basis van uw aangiften. De Belastingdienst controleert deze aangiften. Als uw administratie niet volledig is, niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat tot naheffingen en/of boetes leiden.

Voor aantrekkelijke fiscale regelingen
Als u geen duidelijke overzichten hebt van uw aan- en verkopen, zult u uw aangifte omzetbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie kunt u geen aanspraak maken op voordelige regelingen, zoals de kleine-ondernemersregeling (KOR) voor de omzetbelasting.

>>> Terug naar vorige pagina

5) Wat is administratie en boekhouden?

Administreren is het 'systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken, en verstrekken van informatie voor het besturen van de onderneming en het afleggen van verantwoording daarover'. Makkelijker gezegd, administreren is vastleggen wat er in uw onderneming gebeurd. De boekhouding is een deel van de administratie maar ook telrollen, agenda's en urenlijsten van het personeel horen bij de administratie. Boekhouden is het vastleggen van financiële gegevens: alle ontvangsten en betalingen maar ook alle vorderingen en schulden. Een goed opgezette boekhouding kan verder veel informatie geven over de feitelijke situatie in uw bedrijf en daarmee ook informatie om de strategie voor de toekomst te bepalen. Dit kan betrekking hebben op bedrijfsdoelstellingen, maar ook op investeringsbegrotingen, en budgetteringen Het opzetten en bijhouden van een boekhouding vereist de nodige kennis. Niet alleen boekhoudkundige kennis, maar ook kennis van de sociale- en fiscale wetgeving.

>>> Terug naar vorige pagina

6) Wat is een rekeningschema?

Een hele tijd geleden raakte bij grote bedrijven een indeling van het grootboek in het zicht, die wordt aangeduid met het 'decimale rekeningschema'. Het doel van deze indeling was om te komen tot een vorm van financieel management die wordt aangeduid met het begrip 'kostenplaatstenmethode'. Hoewel de kostenplaatsenmethode niet zo vaak wordt gebruikt, heeft het bijbehorende indelingprincipe van het grootboek, zij het met vele variaties, een bijna universele toepassing gevonden.

De rubrieken:

De grootboekrekeningen worden in de volgende rubrieken ingedeeld:

rubriek 0: rekeningen van vaste activa, eigen vermogen, voorzieningen en lang vreemd vermogen

rubriek 1: vorderingen, liquide middelen en korte schulden

rubriek 2: neutrale of tussenrekeningen

rubriek 3: voorraad grondstoffen, hulpstoffen en halffabricaten

rubriek 4: kostenrekeningen

rubriek 5: rekeningen voor toewijzing van indirecte kosten (kostenplaatsen)

rubriek 6: fabricagerekeningen

rubriek 7: voorraden gereed product en goederen in bewerking

rubriek 8: verkooprekeningen en rekeningen voor kosten van de verkopen

rubriek 9: winst & verliesrekening.

>>> Terug naar vorige pagina

7) Is een goede boekhouder belangrijk?

Er is geen enkel bedrijf dat kan voortbestaan zonder efficiënt systeem van boekhouden. Dit is waarschijnlijk ook de reden
dat boekhouders bij de best betaalde werknemers behoren binnen een bedrijf. Ook al heb je een klein bedrijf, geen of weinig
werknemers, houdt altijd het belang van een goede boekhouding hoog in het vaandel. Het voordeel ven het uitbesteden van de boekhouding

>>> Terug naar vorige pagina

8) Wat is een grootboek?

Het meest belangrijke deel van een boekhouding is het grootboek. In het grootboek wordt elke financiële handeling vastgelegd. De financiële handelingen worden ook wel mutaties genoemd. Aan de hand van het grootboek kan zowel de winst- en verliesrekening als de balans worden opgesteld. Op basis van het grootboek kan zowel een balans als een resultatenrekening worden vervaardigd. De balans laat voor een bepaalde datum alle bezittingen, alle schulden en het resulterende verschil, het kapitaal (eigen vermogen) zien. De resultatenrekening geeft voor een bepaalde periode een overzicht van alle opbrengsten, alle kosten en het resulterende verschil (een winst of verlies).

>>> Terug naar vorige pagina

KvK Handelsregisternummer 24441799 ● BTW-nummer NL154126330.B01 ● Beconnummer 580.016 ●
Disclaimer ● Algemene voorwaarden

Administratie

>>> Terug naar vorige pagina 6) Wat is een rekeningschema?

De rubrieken:

>>> Terug naar vorige pagina 7) Is een goede boekhouder belangrijk?

8) Wat is een grootboek?

>>> Terug naar vorige pagina

6) Wat is een rekeningschema?

>>> Terug naar vorige pagina

7) Is een goede boekhouder belangrijk?